Лидия Гудкова
Менеджер по развитию бизнеса Office365 компании Softline. Фанат темы личной продуктивности. Опытная путешественница и знаток Азии. Любит конный спорт и быстрые автомобили.
Разработчики умных часов и фитнес-браслетов закрыли проблему подсчёта результатов спортивных тренировок, а компания Microsoft, похоже, намерена сделать то же самое для офисной работы. В её облачном продукте Office365 появился модуль, который скрупулёзно собирает данные о личной продуктивности пользователя и определяет активности-«пустышки», которыми вполне можно пренебречь.
Речь идёт о программном модуле Delve Analytics, который с недавних пор входит в состав Office365 и доступен на самом функциональном тарифном плане Е5. Это продукт стартапа Delve, купленный Microsoft несколько лет назад. В статусе независимого продукта Delve мало чем отличался от прочих трекеров времени. Но после интеграции с облачным пакетом Office365 он научился собирать информацию о пользовательской активности, анализировать её и предоставлять результаты анализа в наглядном виде.
В главном меню MyAlalytics — основные метрики работы с офисным пакетом Office365
Для тех, кто много работает с офисными приложениями, Delve Analytics (новое название — MyAnalytics) выполняет ту же роль, что и фитнес-браслет для занимающихся спортом. Он помогает разобраться, в каких типах «упражнений» (читай — рабочих задач) вы достаточно продуктивны, а где ваша эффективность оставляет желать лучшего. Мы выбрали пять базовых функций MyAnalytics, которые при повседневном использовании помогут работать продуктивнее и — что важнее — не делать лишнего.
Почта
Привычки работы с почтой помогают понять, как быстро и дисциплинированно вы и ваши коллеги реагируют на сообщения по email
Офисные сотрудники от 60 до 80% рабочего времени проводят в работе с электронной почтой. Анализируя этот процесс, MyAnalytics следит за двумя основными метриками: временем, затраченным на работу с почтой, и скоростью, с которой осуществляется коммуникация по email.
Помимо соотношения прочитанных и непрочитанных писем (привет всем поборникам пустых инбоксов), программный модуль считает примерное время, которое вы потратили на чтение и отправку сообщений электронной почты исходя из средних значений: на каждое отправленное письмо отводится 5 минут, на каждое прочитанное — 2,5 минуты. Время работы с электронной почтой учитывается для всех устройств, включая ноутбуки, планшеты и смартфоны. Это большой бонус, за который нужно благодарить кросс-платформенность Office365.
Численные показатели при работе с почтой
Самое интересное.
MyAnalytics умеет мониторить почтовую дисциплину ваших респондентов. С одной стороны, он показывает, какая часть электронных сообщений, отправленных вами, была прочитана адресатами. С другой — позволяет судить, насколько быстро адресаты реагировали на эти сообщения. Если вы руководитель и от эффективности коммуникации по электронной почте зависит продуктивность вашей команды, эта функция как минимум не лишняя.
Собрания
Многозадачность не лучшее качество, когда дело касается проведения собраний
О целесообразности всевозможных
совещаний
написано огромное количество книжек, и всё равно по вопросу «митингов» нет какого-то общего мнения. Каждый решает для себя сам. Впрочем, трекер производительности и тут может дать пищу для размышлений. Он считает общее время, потраченное на собрания.
Самое интересное.
Эта функция умеет считать время, проведённое пользователем в режиме многозадачности. Скажем, в процессе встречи вы активно отвечаете на письма — хоть с компьютера, хоть со смартфона. MyAnalytics фиксирует этот факт и отражает его в отчёте. Если процент таких многозадачных встреч в вашем графике совещаний значителен, стоит задуматься, так ли важны те встречи, на которых вы находите время писать электронные сообщения?
Полезное время
К сожалению, распределить полезное время равномерно по всем дням недели получается не всегда
Полезное время — это такой антагонист времени, проведённому на собраниях. Примечательно, что почтовая активность также относится к полезному времени, поскольку для очень многих руководителей их работа состоит в правильной и чёткой постановке задач подчинённым. И нередко такое письмо требует достаточно глубокой проработки. Иной раз и двух часов бывает маловато.
Самое интересное.
Создатели MyAnalytics уверены, что ценное время — это два или более часов между собраниями, которое пользователь посвящает выполнению прямых обязанностей. Чтобы ваша продуктивность не пострадала, имеет смысл держать этот факт в уме, планируя рабочие встречи.
Комментариев нет:
Отправить комментарий